6 dicas para iniciar um novo projeto
Iniciar um novo projeto pode ser difícil, especialmente se o projeto for para uma nova empresa ou para um novo domínio comercial. Estas seis dicas o ajudarão a começar a trabalhar.
Estas dicas foram escritas para analistas de negócios que estão iniciando um novo projeto, mas os membros da equipe em qualquer função podem se beneficiar delas. Então vamos mergulhar em como você pode tornar o processo de iniciar um novo projeto mais fácil para você.
Estude o assunto
Antes de começar a nova tarefa, faça uma pequena pesquisa sobre o domínio do projeto. Isto realmente o ajudará a entender o contexto no qual você estará operando.
- O que a empresa ou o departamento faz? Qual é o domínio do negócio?
- Eles produzem seus próprios produtos ou utilizam fornecedores?
- Quem são os usuários e as partes interessadas?
- Quais são os sistemas que eles utilizam diariamente?
Se você já está familiarizado com o domínio, ótimo. Caso contrário, passe pelo menos algumas horas pesquisando e aprendendo vocabulário comercial. Isto realmente o ajudará a absorver novas informações mais rapidamente durante suas primeiras semanas no projeto.
À medida que aprendemos novos conceitos, nossos cérebros formam novos caminhos neuronais. Quando nos deparamos com uma palavra ou conceito completamente desconhecido, os neurônios fora desses caminhos começam a disparar.
Se houver algo de nossa experiência com o qual possamos fazer um paralelo, novos caminhos se formarão, conectando aquelas partes do cérebro.
Quando há muitas palavras desconhecidas, ou um conceito é muito complexo, os neurônios adormecem. É por isso que estudar pode ser entediante – há simplesmente muita informação nova de uma só vez.
Se você tiver sorte, será convidado para muitas reuniões logo no início de seu novo projeto. Nessas reuniões, você ouvirá muitas informações novas e poderá aprender e absorver muito mais, se já estiver familiarizado com o contexto empresarial.
Se você começar a trabalhar para uma nova empresa, também é muito bom aprender antecipadamente o máximo possível de sua terminologia, pois isto o ajudará a tirar o máximo proveito destas reuniões iniciais.
Conheça as pessoas-chave
Descubra quem são seus usuários e partes interessadas. Você precisará que os usuários perguntem sobre seu processo “como está”, e você precisará que as partes interessadas obtenham requisitos e assinem a implementação de novas funcionalidades.
É bom encontrar uma pessoa que possa direcioná-lo a especialistas no assunto e que possa ajudá-lo a encontrar respostas.
Tome Notas
Tome sempre notas, e não deixe de escrever suas perguntas: palavras desconhecidas, quem é quem, e “perguntas do estacionamento”. Em seguida, anote quando sua pergunta for respondida. Não confie em sua memória. As primeiras semanas ou mesmo meses em um novo projeto podem ser esmagadoras, e você não pode memorizar cada acrônimo e cada novo termo que lhe aparece no caminho.
Quando há demasiadas notas, você pode usar códigos de cores: verde = algo completamente claro, amarelo = ainda tem perguntas, vermelho = precisa de esclarecimento, muito pouco claro.
Ou você pode usar códigos de cores por departamento/processo dentro de um projeto.
Fazer perguntas
Assegure-se de que suas perguntas sejam respondidas. Se você acha que sua pergunta pode ser sobre o domínio comercial ou terminologia geral (contabilidade, jurídica, etc.), primeiro faça no Google.
Leve algum tempo antes de uma nova reunião para rever suas notas da reunião anterior. Algumas das perguntas que você tem em sua lista podem ser respondidas à medida que você aprende mais sobre o projeto.
Torne-se uma PME
Entender bem os negócios de seu cliente o ajudará imensamente. Eles são uma empresa de produção ou de serviços? Que produtos ou serviços eles produzem? Quem são seus clientes? Há alguma restrição legal ou financeira?
Cada novo conceito pode ser bastante complexo, mesmo que não seja muito complicado. Isto é especialmente verdadeiro quando não há documentação do projeto. Se você é um Analista de Negócios iniciando um novo projeto, então há uma boa chance de que seja por isso que você foi contratado – para criar esta documentação.
Todas as informações existem na cabeça das pessoas, ou em cadeias de e-mail, tarefas Jira, etc… Você precisa pegar esta informação, analisá-la e documentá-la, ou compreendê-la e usá-la para criar uma nova documentação de projeto.
Isto é muitas vezes complicado pelo fato de que as informações estão chegando a você de várias fontes, apresentadas de diferentes maneiras. Por exemplo, cada departamento pode usar terminologia diferente ao falar sobre as mesmas coisas.
Para facilitar seu trabalho de classificar as informações, comece dividindo um conceito em partes menores. Se necessário, divida cada peça em peças menores que você possa compreender.
Coloque o quebra-cabeça junto
Finalmente, se tudo parece ser muito complicado, não se preocupe. Lembre-se que este sentimento é comum para as pessoas que iniciam novos projetos, e alguns projetos levam mais tempo do que outros para se atualizarem.
Este processo é como montar um quebra-cabeça de várias peças onde você só consegue algumas peças de cada vez e não tem uma imagem para seguir. Você não pode juntar todas as peças de uma só vez; você as descobre uma a uma.
Basta escolher um conceito ou processo. Você pode escolher aquele que parece ser uma peça central, ou aquele que é mais urgente, ou simplesmente aquele que você entende mais. Em seguida, procure informações: pesquise a Internet, a documentação da empresa e suas anotações até sentir que entende pelo menos 90% dela.
Então você pode passar para a próxima peça. Se for uma peça em uma área relacionada, você encontrará muitos padrões e termos que você já aprendeu. Depois disto, a velocidade do aprendizado aumentará exponencialmente.
