Aprenda a dar um ótimo feedback

Uma das queixas mais comuns registadas durante as avaliações das equipas é a falta de feedback, seja por parte dos colegas ou das chefias. No entanto, não fazemos nada para tornar o processo de feedback mais suave e orgânico. Este artigo está aqui para o ajudar a mudar isso!

 

Porque é que devo dar feedback?

Em primeiro lugar, fá-lo porque se preocupa. Dar feedback significa que quer que uma pessoa ou equipa melhore e que acredita que ela tem potencial para ser ainda melhor do que é.

Em segundo lugar, promover um ambiente de equipa em que todos se sintam seguros para dar e receber feedback significa que nenhum membro da sua equipa hesitará em ajudar-se mutuamente a evitar erros ou a oferecer novas ideias para soluções. A sua equipa coordenará as tarefas de forma mais eficiente e não deixará espaço para falhas de comunicação porque alguém foi demasiado tímido para esclarecer uma questão.

Do ponto de vista da empresa, a existência de um ambiente seguro para o feedback também cria confiança de que a empresa não irá despedir alguém à primeira vez que cometa um erro, o que irá melhorar a retenção de talentos.

Qual é a melhor forma de lhe dar feedback?

Antes de mais, devemos reconhecer que é difícil receber um feedback construtivo. Pode ser desconfortável, pode ser embaraçoso e, por vezes, pode magoar-nos emocionalmente. Por isso, prepare-se para alguma resistência.

Além disso, lembre-se que o membro da equipa a quem está a dar feedback não é uma má pessoa. Simplesmente não sabe que um determinado hábito é mau para a equipa ou para a empresa.

Com isto em mente, vamos discutir como dar feedback de uma forma construtiva e não prejudicial.

Como diz Jory MacKay no seu artigo “The 7 Essential Qualities of Effective Feedback” (As 7 Qualidades Essenciais do Feedback Eficaz), o feedback tem de ser específico, oportuno, sincero e significativo para ser eficaz.

Oportuno

Antes de mais, há um momento apropriado para dar feedback. Prepare antecipadamente a pessoa com quem quer falar. Não dê feedback do nada, à hora de almoço, rodeado de colegas de trabalho. Isso só servirá para embaraçar os membros da sua equipa.  

A melhor forma de dar feedback é convidar o seu amigo para uma conversa privada, explicar antecipadamente qual será o tema da conversa e falarem juntos. Deixe claro que não está a gozar com a pessoa e que está a abordar a situação porque quer ajudá-la a melhorar numa determinada área.

Específico

Frases como “Ultimamente está a agir de forma estranha” e “Já não está em si” não significam nada. No seu artigo “Feedback That Works”, Cynthia M. Phoel recomenda a utilização do seguinte formato como orientação para dar feedback:

“Gostaria de falar sobre o seu <comportamento>. No passado <dia de semana> você fez isto, e causou alguns problemas à equipa, nomeadamente <o resultado deste comportamento>. O que pensa sobre a <possível solução>?”

Eis um exemplo: “Gostaria de falar consigo sobre pontualidade. Na sexta-feira passada, chegou atrasado à reunião com o nosso cliente, o que causou alguns problemas à nossa equipa. Sempre que se atrasa, temos de atrasar temas importantes da conversa para esperar por si, fazendo perder tempo a todos. O que acha de instalarmos alarmes meia hora antes das reuniões para que saiba quando deve chegar?” 

Sensível

Não se esqueça de adoçar o seu feedback. Frases como “Você pode ou não estar a fazer X ou Y” e “Às vezes você frustra-me” só servem para confundir os seus colegas ou subordinados. É por isso que deve usar sempre factos. Seja claro sobre como se sentiu e qual era o resultado ou comportamento esperado.

Significativo

Dê muitas razões para explicar porque é que um comportamento é problemático ou, pelo contrário, muitas razões para um empregado ter feito um bom trabalho.

“A sua apresentação foi boa” parece demasiado superficial e não mostra os pontos fortes e fracos do trabalho. Tente usar a regra de três do redator de discursos Simon Lancaster. “A sua apresentação foi fácil de seguir, fluida e contou com a participação do público.”

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que pode não saber toda a verdade. A situação pode ser um caso isolado ou uma situação excecional. Não parta do princípio de que está certo à partida.

 

Como é que devo receber feedback?

As pessoas tendem a levar o feedback para o lado pessoal, por isso é importante reformular a forma como pensamos sobre ele. Lembre-se de que o feedback raramente tem intenção de ser malicioso.

Em vez disso, considere que a pessoa que lhe está a dar feedback é o seu maior aliado. Em vez de falar sobre o seu comportamento nas suas costas, a pessoa respeita-o o suficiente para partilhar os seus pensamentos diretamente consigo. Isso é uma dádiva!

Todos nós temos comportamentos que podem prejudicar o desempenho da equipa, não porque sejamos maus, mas porque não temos consciência desses comportamentos; é por isso que devemos estar sempre gratos por cada feedback útil que recebemos.

Agora, existem alguns mecanismos de defesa psicológicos naturais que deve conhecer. Estes mecanismos de defesa foram concebidos para o ajudar a lidar com situações embaraçosas, e são importantes, mas podem tornar-se um obstáculo quando recebe feedback construtivo. Aqui estão algumas atitudes que deve tentar evitar quando recebe feedback.

1 – Justificar todas as ocasiões

“Isso só aconteceu uma vez e foi num dia em que estava muito cansado.”

“Bem, da outra vez aconteceu porque eu estava stressado e atrasado na entrega de um relatório”.

2 – Sentir-se perseguido

“Está a fazer isto porque tem algo contra mim”. 

“Só está a dizer isso porque quer ficar com o meu lugar”.

3 – Atacar a outra pessoa

“Quem é você para falar comigo sobre isto?”

“Perguntei-lhe alguma coisa?”

4 –  Levar para o lado pessoal

“Você odeia-me?”

“Nunca pensei que me fizesse isso.”

Lembre-se que, quando bem feito, dar feedback é um ato de bondade. O seu único objetivo é ajudá-lo a crescer, quer como profissional, quer como pessoa.

A melhor maneira de receber feedback é escrever o que está a ser dito, ir para casa e pensar sobre isso. Veja se há pelo menos alguma verdade no feedback que recebeu. Esteja consciente dos seus mecanismos de defesa e trabalhe para mudar tudo o que identificar como mau comportamento.

Por fim, mas não menos importante, agradeça à pessoa. Não foi fácil para ela dar-lhe feedback e ela sentiu-se tão desconfortável como você.

Como começar a criar uma cultura de feedback

Criar uma cultura de feedback saudável envolve toda a equipa e exige que se torne vulnerável. Quando a sua equipa perceber que receber feedback não é tão difícil como pensava, estará mais disposta a dar e a receber feedback. Ficarão mais do que satisfeitos por verem os seus colegas a ajudá-los a tornarem-se a melhor versão de si próprios.  

Alguma vez recebeu um feedback que mudou a forma como vê a sua vida? Partilhe a sua história connosco!

A sua empresa tem uma cultura de feedback? Diga-nos como funciona!

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