Módulo de reembolso: o que o trabalhador ganha com essa automação?
Gestores e empresários sempre se importam com o controle financeiro da companhia. Isso diz que o time financeiro deve saber justificar desde pequenas até grandes despesas que incorreram em certo período. Muitas vezes é necessário que um colaborador realize algum tipo de reembolso, seja porque o cliente solicitou um deslocamento para uma viagem, um curso ou treinamento que foi realizado ou até mesmo uma confraternização e a empresa que irá arcar com essa despesa.
Sendo assim, com o objetivo de otimizar este processo e deixar o fluxo de pagamento mais seguro e rápido, as empresas optam por criar ou adotar um workflow de aprovações para facilitar o processo de reembolso dos seus funcionários.
Um workflow de aprovações de um reembolso é o caminho que um relatório de despesa percorre até o momento em que ele seja pago. É a autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que tem direito.
Reembolso no Avenue Engage
O módulo de reembolso do Avenue Engage permite ao colaborador criar e gerenciar os seus reembolsos em diversas moedas estrangeiras dependendo de quais forem cadastradas. No momento de sua criação, há uma tela em que possibilita dar um nome a este reembolso, onde é necessário atrelar esta despesa a um departamento e também identifica-lo como uma despesa de combustível, passagem área, acomodação, dentre outros.
Também é possível associar o reembolso a uma atividade, por exemplo se é uma despesa associada a algum cliente/projeto. Isso possibilita ao time financeiro, saber quais os reembolsos que devem ser cobrados do cliente. Além de ser diretamente no sistema em que o colaborador bate o ponto diariamente, deixando tudo ainda mais fácil.
Como funciona?
Após o colaborador ter lançado a despesa dentro do sistema com o comprovante do reembolso, seja ele uma nota fiscal ou documento que comprove a despesa, entra no fluxo de aprovação do gerente responsável e posteriormente do time financeiro.
É possível aprovar e rejeitar o reembolso além de incluir uma justificativa para o colaborador caso seja necessário que ele revise o item. Assim, não se faz necessário que as aprovações sejam realizadas de forma presencial, deixando todo o processo funcionando de forma digital.
O Avenue Engage produz um relatório com todos os reembolsos que foram solicitados, não aprovados e aprovados e isso facilita a gestão operacional para pagamento dos mesmos.
Com o Avenue Engage o processo de reembolso ficou mais simples e produtivo, sendo que os interessados podem acompanhar o status de aprovação de despesas e buscar por justificativas caso seja necessário. Traz agilidade nos pagamentos, além de acesso aos dados em tempo real, elimina falhas e erros, traz economias e facilita a gestão de despesas, extinguindo atrasos de pagamentos de reembolsos, como também gera a certeza de que todos os pedidos foram 100% validados e conferidos, além de dar ao time financeiro maior segurança e confiança nas informações que são apresentadas.
